私はタスク管理アプリの虜です。やりたいタスクを整理するのに役立つという謳い文句に、いつも騙されてしまいます。そうすれば実際にタスクが完了するという強い暗示も。長年にわたり、数え切れないほどのアプリを試してきましたが、どれも長続きしませんでした。どれもあまりにも手間がかかりすぎるからです。忙しくなると、ただ座って仕事をし、計画のことなど忘れてしまいます。今日目の前にある締め切りやメールは、昨日思いついたアイデアよりもずっと緊急に感じられます。
私のタスクはほぼすべて、主に2つのグループに分けられます。1つ目は、通常数分で完了する小さなタスクです。難しいのは、それらを忘れずに実行することです。私はリマインダーを使って、Siriに「明日の午前9時に車の修理工場に電話することをリマインドして」と話しかけます。するとリマインダーから通知が送られてきますが、タスクが完了したら閉じます。（タスクに取り掛かることができなかったり、あまりにも長く先延ばしにしたりすると問題が発生します。）2つ目のグループは、記事の執筆、ウェブサイトの管理、家のリフォームなど、完了までに数時間、時には数日かかる大規模なプロジェクトです。これらのタスクは、毎日のスケジュールに組み込む必要があり、完了までに時間がかかりすぎるため、リマインダーで管理するのはうまくいきません。
3つ目のカテゴリーは、カレンダー上の予定で、これは私の毎日のスケジュールの固定された部分を占めています。大きな執筆目標を達成しようと意気込んで一日を始めたものの、仕事の予定が邪魔になることもあるのです。
タスクマネージャーをお探しですか？
最近、これらのタスクをうまくやりくりする最善の方法を模索する中で、Agenda、NotePlan、Structuredなど、有望なタスク管理プログラムをいくつか試してみました。AgendaとNotePlanはスケジュール管理機能を備えているものの、メモに重点が置かれすぎていました。後で確認したい情報を記録するのに最適なアプリをまだ探しているのですが、これらのアプリは私にとって最適なものではなく、メモに重点が置かれているため、スケジュール管理機能が分かりにくくなっていました。
一方、Structuredは非常に興味深いものでした。小さなタスクでさえも特定の順序で整理できるため、作業が楽になったからです。Structuredの問題は、各タスクの開始時間と完了までの時間を指定する必要があったことです。これは、特にタスクによっては数分で完了するものもあれば、何時間かかるかわからないものもある場合、私が望むよりも多くのメタ作業になります。車の修理工場に電話して予約を取るといったタスクは、午前中に発生するかどうかは気にしませんし、インターフェースで5分かかるように設定するのも無駄です。それと同時に、記事を書くのはいつも予想よりも時間がかかるように感じます。
全体的に、これらのアプリは機能が多すぎるという欠点があります。毎日のスケジュール管理に余分な時間を割く必要がない、十分に軽量なものが欲しいです。
SortedをBulaボードとして使用する
最終的に、私はブラボードのようなものが欲しいと気づきました。ブラボードとは、何年も前にフィジーのリゾートで家族旅行中に出会った概念です。ブラボードとは、その日の活動を順番に並べた大きなボードで、通常は具体的な時間は設定されていません。物事は起こるだろうけれど、正確なタイミングにこだわる必要はない、という考え方です。（フィジー語で「ブラ」は「生命」「健康」「生計」「幸福」を意味し、日常生活に落ち着き、秩序、そして明晰さをもたらすツールとしてぴったりのコンセプトです。また、挨拶としてもよく使われます。「こんにちは」と似た機能ですが、文字通り誰かの生命や健康を願うという意味で、仕事の始まりにふさわしい言葉です。）
カレンダーのイベントに合わせて、タスクをドラッグ＆ドロップで好きな順番に並べられるシンプルなタスクリストが欲しかったんです。さらに検索を重ねた結果、Sorted を見つけました。このアプリはカレンダーからイベントを、リマインダーからタスクを自動的に取り込み、完了マークを付けてくれます。タスクをインポートすると、Sorted は指定した日付に追加します。日付が関連付けられていない場合は、通常の受信トレイに追加します。指定した日付で、固定時間イベントに合わせてタスクをドラッグ＆ドロップして、好きな順番に並べることもできます。より細かいスケジュール管理機能も備わっていますが、これは一見簡単そうに見えますが、私にはあまり興味がありません。
Sorted では珍しいことに、タスクとイベントの両方を完了としてマークできます。完了した項目は設定に応じてリストの一番下に移動するか、完全に非表示になります。リストが減っていくのを見ると、一日を通して生産的である実感が得られます。また、Sorted にはその日のタスクリストや受信トレイを表示するウィジェットも用意されており、一日中常に意識しておくことができます。未完了のタスクは翌日に繰り越されますが、私は一日の終わりにウィジェットをクリアするように手動で再スケジュールすることもあります。
Sortedについてもっと語りたいことはたくさんありますが、気に入っているとはいえ、おすすめはできません。ダウンロードと使用は無料ですが、iPhone版とMac版の同期オプションなど、Pro機能にアクセスするにはアプリ内課金が必要です。Proのトライアル期間が終了した後、両方のアプリが入ったProバンドル版に35.99ドルを支払うつもりでいましたが、Sortedからトライアル期間の延長を提案されたので、延長しました。ところが、そこから問題が始まりました。
どういうわけか、その間、Mac 版と iPhone 版は両方とも延長トライアル中であると主張していたにもかかわらず同期がとれなくなり、Sorted のサポートに問い合わせたところ回答がありませんでした。延長トライアルの有効期限が切れた後も、両方のバージョンの Pro バンドルを購入するオプションは利用できなくなりました。理由を調べようとしたところ、支払い不足のために会社のサポートサイトが無効になっていることがわかりました。さらに調査すると、Mac アプリは 2 年間更新されておらず、iPhone 版と iPad 版は 8 か月前に最後に更新され、会社の公開 Slack ワークスペースへのリンクは壊れており、会社の公式アカウントからの最後のソーシャル メディア投稿は 2023 年のものであり、LinkedIn では、会社の共同設立者兼 COO が Sorted を 2016 年 1 月から 2024 年 1 月までの職務として記載していることがわかりました。複数の電子メール メッセージにも回答がありませんでした。モンティ パイソンの独特の言葉を借りれば、Sorted は元オウムだと思います。
MacとiPhoneの両方でPro版を購入できたとしても、Sortedがきちんと同期するかどうか不安なので、現在はiPhoneのみで使っています。ただし、macOSデスクトップにはiPhoneウィジェットが表示されています。ウィジェットをクリックすると、iPhoneミラーリング経由でSortedが起動します。これは少し扱いにくいですが、機能的には問題ありません。
それでも、今後Sortedに有意義な形で頼るのは明らかに意味がありません。そこで質問なのですが、MacとiPhoneで動作し、リマインダーやカレンダーと連携し、タスクとイベントをまとめて日次リストとして表示し、項目を並べ替えたりチェックしたりできるタスク管理アプリをご存知ですか？（ほとんどのカレンダーアプリの日次表示では、午前9時の予定から午後6時の夕食までの時間を表示しようとするため、十分ではありません。私はそんなことは気にしません。タスクとイベントの分かりやすいリストが欲しいだけです。）もしかしたら私のような人は珍しいのかもしれませんが、きっと他の人もこのようなツールについて知っていれば喜ぶでしょう。