これらのヒントでビデオ会議のプロになりましょう

COVID-19パンデミックの発生当初から、ビデオ会議は事実上のビジネス遂行方法となりました。パンデミックが始まって数ヶ月が経ちましたが、それでもビデオ通話に不安を感じたり、疲れを感じたりする方もいらっしゃるかもしれません。まず、これは普通のことであり、人間的なことです。一日中ビデオ会議をするのは疲れます。しかし、2つ目に、必ずしもそうである必要はありません。少なくとも、常にそうである必要はありません。私はこのテーマについて数ヶ月にわたって調査と執筆を行い、他の人々からのヒントも収集してきました。そしてもちろん、この前の平均的な年間と比べて、20倍ものビデオ通話に参加しています。

最高のパフォーマンスを発揮できるよう、ビデオ会議をより快適にするためのベストな方法をいくつか見ていきましょう。（もう靴下が揃っているかどうかなんて、誰も気にしなくなりましたが。）相手にどれだけよく見え、どれだけよく聞こえるかを気にしているなら、これは不可欠です。そして、それはあなたがどれだけ真剣に受け止められるかに影響する可能性があるため、気にするべきです。

これらのヒントのいくつかはZoomに特有のものですが、ほとんどはビデオ会議システム全般に当てはまります。これについては、「パンデミック時代のビデオ会議の選択肢」（2020年4月2日）で解説しました。最近では、このサービスについてより詳細な情報を提供する148ページの書籍『Take Control of Zoom』を出版しました。より長期的なリモートワークを実現するためのより広い視点で、ご自身の働き方について知りたい方は、無料の書籍『Take Control of Working from Home Temporarily』をダウンロードしてください。

ビデオを改善する

普段ビデオ会議をしていない人にとって、ビデオ会議を始めなければならなくなることほど恐ろしいことはありません！数年前、私は定期的にビデオ会議を行う契約社員でした。そこで、仕事場を整理整頓してプロフェッショナルな印象にするために、いくつか手を加えました。そうすることで、カメラの前に立ってもあまり恥ずかしくないようにしたのです。（ここまで気にするのは自意識過剰に思えるかもしれませんが、私もその気持ちには同意します。ビデオ出演の背景で映っていた有名人の本棚を分析する、こちらの記事もぜひご覧ください。）

カメラで最適な結果を得るには、次のアドバイスに従ってください。

• 頭が画面いっぱいに広がるように位置取りをしましょう。画面上のスペースの大部分を頭が占めるように配置してください。離れすぎると、他の参加者はあなたの表情を見ることができず、よそよそしく、関心がない印象を与えてしまう可能性があります。特に、画面上のあなたの画像の大きさが他のセッションメンバーと著しく異なる場合は、それが目立ってしまう可能性があります。
• 可能な限りコンピューターを使いましょう。スマートフォンやタブレットを使ってビデオ会議に参加することもできますが、画質が不安定になったり、画質が悪くなったりすることがよくあります。ほとんどのモバイルデバイスの前面カメラはコンピューターのウェブカメラよりも高画質ですが、手持ちのデバイスを自分の顔が映るように正しい位置に調整するのが難しい場合があります。また、デバイスを手に持っていると、メモを取ったり参考資料を調べたりするなど、他の作業ができなくなることも少なくありません。スマートフォンやタブレットしか持っていない場合は、スタンドや三脚マウント（GlifアダプターやGorillaPodマウントなど）を用意して、適切な高さに固定しましょう。
• パソコンのウェブカメラのアップグレードを検討してみましょう。ほとんどのノートパソコンと多くのデスクトップパソコンには既にウェブカメラが搭載されているので、わざわざ追加費用をかける必要はありません。なぜなら、カメラ付きウェブカメラは解像度も低照度や混合光環境への対応力も低いのが一般的だからです。Appleは最新のノートパソコンに依然として720pの旧式のカメラを搭載しており、これは同社にとって珍しいことではありません。さらに、内蔵ウェブカメラは調整が難しく、カメラの角度を変えるためにディスプレイ全体を動かさなければならないことも少なくありません。世界的な危機の間、ウェブカメラは品薄状態が続いており、私が愛用しているLogitech C920Sも入手困難です。そのため、ウェブカメラはウィッシュリストに追加する必要があるかもしれません。
• 単体カメラをウェブカメラとして接続する。単体カメラをお持ちの場合は、パソコンに接続して高画質のウェブカメラとして使用できる場合があります。USBケーブル、HDMI-USB変換アダプター、またはカメラ内蔵のWi-Fi接続経由で映像を取得し、仮想ウェブカメラにマッピングするユーティリティもいくつかあります。ツールの中にはベータ版やアルファ版のものもありますし、Zoomなどのサービスとの互換性は常に変化しています。Camera Live（無料、アルファ版）、CamTwist（無料、開発終了）、Canon EOS Webcam Utility（ベータ版、無料）、Ecamm Live（14日間の試用期間、その後月額12～25ドル）などをチェックしてみてください。他のカメラメーカーからの発表にも注目しましょう。
• カメラは、あなたが見ている位置よりも上方に設置してください。あなたが集中しているように見える位置からカメラの位置が離れていると、他の参加者はあなたが集中していない、あるいは失礼な態度を取っていると誤解します。外部カメラは通常、画面の上部に設置されます。1つのデバイスで会議を進め、もう1つのデバイスを使用する場合は、カメラと目が合うように配置してください。2台のモニターを使用している場合は、どちらのディスプレイにカメラが表示されているのかを意識するようにしましょう。
• 照明を改善しましょう。私たちは、顔が均一に適度に照らされるように職場を明るくすることはあまりありません。暗い、騒々しい、または白飛びした顔は、周りの人の注意をそらし、見にくくなります。対策はたくさんありますが、まずは顔に直接光を当てないことから始めましょう。明るい色の壁にデスクランプを向けて照らすのは非常に効果的です。ディスプレイの明るさを上げたり、ビデオ会議ウィンドウの背後に白い大きなスペースを作るのも効果的です。また、自撮りやビデオスタジオの照明用に設計された、円形のLEDライト「リングライト」もおすすめです。価格は幅広く、様々な種類があります。「自撮りリング」や「スタジオ照明リング」で検索してみてください。それから、背後の明るい光を補正できない限り、窓の前に座るのは避けましょう。
• 物理的な背景を使いましょう。バーチャル背景が大流行していますが（下記参照）、物理的な背景も役立ちます。動きに合わせて手が切り取られたり、奇妙な視覚効果が出たりすることもありません。私は偽の本棚の背景を購入しました。誰も騙せませんが、地下室の私の後ろには、箱やビンに詰め込まれた、発送を待つばかりの豪華な歴史的遺品の山があります。それよりずっと魅力的です。グリーンスクリーンとして使える単色の背景も用意しておくと良いでしょう（下記参照）。

  

オーディオを改善する

ほとんどの場合、既に音声録音をしている場合や、自宅でコンピューターを使った通話を頻繁に行っている場合を除き、セットアップをアップグレードする必要があります。コンピューター、スマートフォン、タブレットの内蔵マイクとスピーカーを試してみる価値はあります。十分な性能かもしれませんが、他の人に意見を聞いてみましょう。自分の出力を録音してもらうのも良いでしょう。自分の機材で声が聞き取りやすいか、エコーやフィードバックがないか、そして（マイクから6メートルも離れているように聞こえる、あるいはロイヤル・アルバート・ホールの一番下から話しているように聞こえるなど）気が散ることがないかどうかを確認しましょう。

ただし、より良い、より快適な結果を得るには、オーディオを 1 段階または 2 段階上げる次の 4 つの一般的な代替手段から選択できます。

• ヘッドセット：オーバーヘッド型またはインイヤー型のスピーカーと、口の前に設置するブームマイクを備えたヘッドセットは、安価でありながら、通話や会議の音質を劇的に向上させます。ビデオ通話では、ブームマイク付きヘッドセットを使用すると顔が映りやすくなりますが、特に口のすぐ前にマイクがある場合、マイクが邪魔になることがあります。
• イヤホン：イヤホンの品質は様々ですが、おそらく既にお持ちでしょう。そして、最も手軽で使い慣れた技術なので、イヤホンが最適な選択肢かもしれません。イヤホンは非常に快適ですが、しばらくすると飽きてしまう人もいます。ワイヤレスイヤホンは、ほぼ常時使用する場合はより頻繁に充電する必要があることを覚えておいてください。（AirPodsをお持ちで、一日の大半をビデオ通話で過ごす場合は、片方のAirPodsだけを使用し、もう片方はケースに入れておきましょう。片方のバッテリーが切れそうになったら、もう片方をケースに装着し、少し待ってから、切れそうな方を取り出して充電してください。）
• 外付けマイクとヘッドフォンまたはスピーカー：ポッドキャストやその他の音声録音用に、既に外付けマイクをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。これらのマイクはヘッドセットに付属するものよりも高品質で、スイングアームなど、快適に使用できる適切な位置に既に設置されている場合も多いため、ビデオ会議ソフトウェアのソフトウェア入力設定でマイクを入力として使用するように設定するだけで済みます。マイクに加えて、イヤホンやヘッドフォンを使用することもできますが、後者はビデオ通話によっては大きすぎる場合があります。パソコンの内蔵スピーカーを使用する方もいらっしゃいます。ほとんどのビデオ会議アプリには自動エコーキャンセル機能が搭載されており、エコーやフィードバックを十分に除去できます。
• ノイズキャンセリングヘッドホン：耳を覆うカップにマイク入力を備えたノイズキャンセリングヘッドホンも検討してみてください。ヘッドホン部分はビデオ会議の他のメンバーには少し大きすぎるように思えるかもしれませんが、顔が隠れることはありません。私の家族では、3月上旬にはノイズキャンセリングヘッドホンを使用していたのは1人だけでした。5月までには4人全員がワイヤレスヘッドホンを購入、またはプレゼントでもらいました。最高のノイズキャンセリングヘッドホンはアクティブノイズキャンセリングを採用しています。つまり、周囲の音を検知し、それを抑制する一種の反音を生成するのです。アクティブノイズキャンセリングは、有線ヘッドホンであっても充電式バッテリーを必要とします。Bluetoothの音質は不安定な場合がありますが、柔軟性からワイヤレスヘッドホンを好む人も多くいます。

私は、音楽を聞くだけなら、低価格のソニーZX110NCノイズキャンセリングヘッドホン（48ドル）を愛用しています。イヤーカップがかなり小さく、折りたたみ式で、単4電池1本で動作します。充電式電池を1回充電すれば、数十時間使用できます。AnkerのノイズキャンセリングヘッドホンSoundcore Life Q20（Amazonで10ドルオフクーポン利用で59.99ドル）は、フルサイズのイヤーカップ、Bluetooth、マイクを備えています。Ankerによると、1回の充電で60時間使用できるとのことです。

セッションの準備

どのビデオ会議ツールを使用する場合でも、次のヒントは優れた主催者または参加者になるために役立ちます。

• まずはA/V機器の設定をしっかり確認しましょう。セッションを始める前に、カメラとオーディオ機器が使用したいデバイスに設定されていることを必ず確認してください。アプリを起動した際に「間違った」オーディオデバイスやビデオデバイスが選択されていることに気づくことはよくあることです。また、オーディオデバイスは不安定な場合が多く、周辺機器を正しく認識させるにはMacを再起動する必要があるかもしれません。
• バーチャル背景を設定しましょう。先ほど、物理的な背景幕を使うことを提案しました。しかし、Skypeなどのソフトウェアによっては、背景をぼかして、背後にあるものではなく、あなたに注目してもらえるようにできる場合があります。ZoomやSkypeなどのサービスでは、バーチャル背景を使用でき、画像やループ動画を挿入できます。ただし、ループ動画は周囲の人の気を散らしてしまう可能性があります。私は、会議の内容に合った部屋や空間のバーチャル背景を使うのが好きです。例えば、活版印刷業者と話しているときは、2017年にレジデンシーとして滞在したお店の画像を映しました。単色の物理的な背景幕とバーチャル背景を組み合わせると、ソフトウェアがあなたの輪郭をより鮮明に切り取ってくれます。

  

• 外見を整えましょう。誰かがあなたにどう見えるべきか指図するべきではありません。しかし、カメラの前では特定の姿を見せたいと思うこともあるでしょう。普段から化粧をする人、あるいは顔や頭皮の反射を抑えたい人（私もまさにその通り！）は、化粧をすることで自信が持てたり、プロフェッショナルな印象を与えたりするかもしれません。ビデオ会議ソフトウェアの中には、外見を少し変えることができるものもあります。Zoomには、顔の特徴を軽く滑らかにするぼかし機能があり、クローズアップでレンズにワセリンを塗る必要があるような、年老いた映画スターのような気分を味わえます。少し不自然に見えるかもしれませんが、人見知りが軽減されるかもしれません。
• 自分のサムネイルを非表示にしましょう。映り込みを気にする時間を減らす方法の一つは、すべての会議ソフトウェアに搭載されている自分のビデオビューを非表示にすることです。これをオフにすることで、他の発言者に集中しやすくなるかもしれません。Zoomでは、自分のビデオストリームにマウスオーバーし、「その他」ボタンをクリックし、「自分のサムネイルを非表示にする」を選択します。Cisco Webexにも同様のオプションがあります。FaceTimeやSkypeなどの他のサービスでは、画面に付箋を貼っておくのも良いでしょう。
• 裸になるなよ！冗談でしょ？最近のニューヨーク・タイムズの「Work Friend」コラムから引用しましょう。「最近、幅広い年齢層と地域に住む、働く女性たちのグループと話をしました。そのうちの2人が、仕事の会議に電話で参加している時に、誰かが全裸または半裸で参加しているのを目撃したという直接の証言をしてくれました。その人は、通話に音声だけでなく映像も含まれていることに気づいていなかったのです。自分が誰かの姿が見えないからといって、相手も自分が見えないと思い込まないでください。」
• ビデオは使わない方がいいかもしれません。ビデオで参加する必要がありますか？ あなただけが参加を辞退するでしょうか？ 少人数の会議、特に声を知っている人同士の会議では、全員を音声のみに制限することで認知負荷が軽減され、議論が円滑に進む可能性があります。カメラの前に立つことの負担が、その有用性を上回るかどうかを検討してください。パンデミック以前はカメラの前に立つことを避けていた多くの人が、今になってカメラの前に立つことを求められることにストレスを感じています。選択肢がある場合は、それが自分に合っているかどうかを検討してください。

セッションに積極的に参加する

最後に、会議中に役立つちょっとしたアドバイスをさせていただきます。

• ミュートボタンはあなたの味方です。通常、非常に静かな環境でない限り、発言していないときは音声をミュートにしておきましょう。これにより、背景のノイズが軽減されます。会議は全員がミュート状態で開始するのが理想的ですが、主催者またはファシリテーターが全員の音声をミュートにしたり、指名された人がミュート解除できるようにロックをかけている場合もあります。使用しているシステムのミュート/ミュート解除のショートカットを見つけてください。マイクに物理的なミュートボタンがある場合はそれを使用しても構いませんが、キーボードのキーを押したり長押ししたりしてマイクを切り替える方が通常は簡単です。Zoomでは、ミュートにした場合、スペースバーを押し続けることでミュートを解除できます。スペースバーを放すと、ミュートが再開されます。
• デバイスの通知を無効にしましょう。特に画面を共有する場合は、Macのメインディスプレイの右上隅にある通知アイコンをOptionキーを押しながらクリックしてください。iOSデバイスでは、コントロールセンターで「おやすみモード」を有効にしてください。
• 注意を払いましょう（少なくとも、注意しているふりをしましょう）。カメラの前では、他の場所を見回さないでください。話している間は、常にカメラの真下かカメラの中を見ましょう。ウェブカメラはフォーカスが設定されているため、レンズの少し下を見るだけで、レンズをまっすぐ見つめているように見えます。話を聞いているときは、うなずくなど、視覚的な非言語的なフィードバックを与えましょう。そうしないと、無関心に見えて、話している人にとって聞き取りにくくなってしまいます。
• 発言するときは手を挙げましょう。参加型の会議の場合は、実際に手を挙げるか、ビデオ会議アプリ内のツールを使って発言したい、または発言を求められたいことを伝えましょう。会議の主催者は、参加者の注意を引き、発言を促す方法について、まず指示を出す必要があります。
• ストリーミングビデオの開始と停止が可能です。ほとんどのビデオ会議ツールでは、ビデオを送信するかどうかを制御できるため、通話中の自分の発言を音声のみのセッションに切り替えることができます。例えばZoomでは、通話開始後に「ビデオを開始」ボタンをクリックすることで、意図的にストリーミングを開始できます。また、もう一度クリックすることでいつでもストリーミングを停止できます。ネットワークやサービスが混雑する可能性があるため、発言していない参加者にビデオを一時停止して帯域幅の使用量を減らすよう依頼することで、音声とビデオの品質を改善できる場合があります。

何千年にもわたる文明社会において、人類は毎日何時間も小さな光点を見つめ、それらを他者のイメージとして組み立て、真の会話を交わそうと努力する準備などできていなかった。ビデオ会議は文字通り不自然であり、私たちの脳、いや、もしかしたら魂はそれに向いていないことは認めざるを得ない。しかし、最高の表情を見せることで、常にビデオ会議をしなければならない仕事のストレスや不快感を軽減できるかもしれない。そして、私たちは皆、こうした会議の必要性と頻度が時間とともに減っていくことを願うばかりだ。