プロジェクトとタスク管理は複雑なテーマであり、何千ものアプリが生まれ、それぞれに多くの強い意見が寄せられてきました。私は高校時代にカシオのデータバンクの腕時計、大学時代にシャープのウィザードを使って以来、新しいツールを試し続けてきました。これらのツールを懐かしく思い出さない人なら、ひどく時代遅れだと思うかもしれません。しかし、長年にわたり、Macのタスク管理ソフトウェアもそれほど良くはありませんでした。この分野のMacアプリがすぐに使えるようになり、安定して使えるようになったのは、10年前のことです。
この価値あるソフトウェアの10年間は、OmniFocus の初リリースとほぼ同時期にあたります。OmniFocus は、現在多くのアプリが競合する市場を創り出すのに貢献しました。OmniFocus は TidBITS でもますます好評を博しています（2008年4月30日の記事「OmniFocus は Get Things Done を支援しようとはしているが、まだ準備が整っていない」、および 2014年5月22日の記事「OmniFocus 2 for Mac が GTD に新たな息吹をもたらす」を参照）。
OmniFocus 3はマルチプラットフォームアプリになりましたが、MacでもiOSでも単体で問題なく動作します。OmniFocusはMacとiOSでほぼ機能互換になりましたが、主な違いはハードウェアの使用時間や使用方法の違いによるものです。しかし、iPadとiPhoneでOmniFocusを使うと全く異なる体験になります。そのため、私はOmniFocusをMac、iPad、iPhone、Apple Watch、そして（現在パブリックベータ版のソフトウェアがリリースされれば）Webでも使えるツールスイートだと考えています。
Web版のリリースに伴い、新たな価格体系が導入されます。OmniFocusアプリは引き続き一括購入でご利用いただけますが、各アプリの最新Pro版を提供するサブスクリプションモデルも提供されます。Webアプリの利用にはPro版のサブスクリプションが必須となり、アプリを既に購入している場合は価格が割引されます。月額5ドルまたは10ドルのサブスクリプションは、アプリ購入時の衝撃を和らげるかもしれません。Pro版（私が推奨する）はMac版とiOS版で合計140ドルかかるため、新規ユーザーは購入をためらうかもしれません。
OmniFocus、そして一般的なタスク管理アプリの問題点は、それぞれが目標、プロジェクト、タスク、そして時間管理について特定の視点を要求してくることです。OmniFocusのような複雑なアプリは、自分のワークスタイルに合わせてソフトウェアを自由にカスタマイズできますが、シンプルなアプリは、自分のスタイルに合うかどうかは別として、特定の方法に縛られてしまいます。OmniFocusがどのように複雑さと柔軟性を両立させているかを示すために、まずOmniFocusの仕組みの概要を説明し、続いてOmniFocus 3の新機能と問題点について解説します。
開示事項：著書『 Take Control of Your Productivity 』の出版後、 Omni Groupから同社のブログ「Inside OmniFocus」への記事執筆の依頼を受けました。このレビューに関連するため、後ほどリンクを貼っておきます。今後同様の記事を執筆する可能性はありますが、同社とは現在の関係はありません。
OmniFocusの概要
このスクリーンショットは、OmniFocusと、先ほど私が言及した「複雑さを伴った柔軟性」の概要を示しています。左から右に4つのセクションがあります。
- 表示列：左端の黒い列にあるアイコンでデータの表示を切り替えます。上から順に：
- まだ整理していない受信タスクを受け取る受信トレイ。
- プロジェクトとタスクのネストされたアウトラインを表示するプロジェクト ビュー。
- タグビューは、複数のプロジェクトから取得したタスクを、定義したカテゴリーごとに整理し、シンプルなリストとして表示します。例えば、「自宅」や「用事」といった場所、あるいは「仕事」や「ボランティア」といったコンセプトでタスクにタグを付けることができます。
- 過去、現在、将来のタスクと期限を表示する予測ビュー。カレンダーのイベントと一緒に表示されるため、タスクを完了するためにどれだけの時間が残っているかがわかります。
- 一部の項目を重要または特別なものとして記録し、個別に表示できるフラグ付きビュー。
- プロジェクトとタスクを定期的にチェックするプロセスのレビュー モード。これらのプロジェクトとタスクが最新の状態であり、発生した変更を反映して適切に整理されていることを確認します。
- パースペクティブと呼ばれる、デザイン可能な追加のカスタムビュー。この例では、「期限と対応可能」パースペクティブのアイコンが表示されています。期限が迫っているものが表示されていますが、今すぐできないものは表示されていません。そのため、家を空けているときに洗濯物かごが邪魔になることはありません。
- ナビゲーション列：濃い灰色の列はナビゲーション構造を示しています。この例では、プロジェクトビューが選択されており、アウトライン内を素早く移動できるように、フォルダーとプロジェクトのみが表示されています。タグビューでは、定義済みのカテゴリが表示されます。予測ビューでは、翌月の毎日のタスク数を示すカレンダーが表示されます。
- プロジェクトとタスクの列：中央の白い列には、プロジェクトとタスクがリスト形式で表示されます。プロジェクトビューではアウトライン表示、受信トレイ、フラグ、タグビューではシンプルなリスト表示となります。この列は、よりシンプルに、各タスクの表示情報を少なくするように変更できます。
- インスペクター列：右端の列には、選択したタスクのすべてのデータが表示されます。ご覧のとおり、すべてのプロジェクトとタスクには、開始日、期日、繰り返しスケジュール、メモ、推定所要時間など、非常に多くのデータが関連付けられています。これらのメタデータをすべて使用する必要はありません。セクションを折りたたんで並べ替えることで、インスペクターに最も頻繁に使用するデータだけを表示できます。
プロジェクトとタスクの列で作業しているときは、プロジェクトビューのアウトラインを頻繁に使用することになるでしょう。タスクをネストしてプロジェクトをサブプロジェクトに細分化することができ、それらのタスクはサブタスクを持つことができます。これは複雑なプロジェクトでは便利ですが、サブタスクを含むタスクが独立したプロジェクトとして十分な大きさであると判断するタイミングが問題になることがあります。ネストされたタスクをサブプロジェクトと考えるか、あるいはさらに小さなタスクのグループと考えるかは問題ではありませんが、OmniFocus は最上位レベルのプロジェクトを異なる方法で扱います。プロジェクト階層なしでタスクをリストするよりシンプルなビューで作業しているときは、より大きなプロジェクト内のタスクをすばやく表示に戻すことが頻繁に役立ちます。OmniFocus は、コンテクストメニューでその機能を提供します。
タスクとプロジェクトにタグを付けることで、より詳細な分類が可能になります。タグは、以前のバージョンのOmniFocusで「コンテキスト」と呼ばれていた機能に代わるものです。コンテキストはフィルターのようなものと考えるのが適切でしょう。タグの主な用途は、目の前の状況に関連する情報だけを表示することだからです。オフィスにいるときに卵を買うリマインダーを見るのは役に立ちません（それはスーパーマーケットにいるときに見たいものです）。しかし、スーパーマーケット以外では、食料品の買い物に行くリマインダーは見たいと思うでしょう。
サブタスクを含むプロジェクトまたはタスクは、すべてのコンポーネントが順番に発生する順次タスクにすることも、任意の順番で実行できる並列タスクにすることもできます。靴下を履いてシャツを着ることは並列タスクですが、靴下と靴を履くことは順次タスクです。タスク ビューの設定方法によっては、「利用できない」タスクを非表示にできます。たとえば、「服を着る」プロジェクトでは、「シャツを着る」と「靴下を履く」の両方が表示されますが、「靴を履く」は靴下が完了としてマークされるまで表示されません。(この例は奇妙に聞こえるかもしれませんが、順次/並列の二分法はコンテキストと同じ理由で役立ちます。多くの場合、今すぐできないことについて煩わされたくないからです。) 服を着るは、単純なタスクでもどれほど複雑になるかを示す例です。なぜなら、「服を着る」はネストされた順次コンポーネントを持つ並列プロジェクトであるためです。また、最初にコートを着て、最後に下着を着用することはできません。 （あなたがスーパーヒーローでない限り。）
同様に、繰り返しタスクも複雑になることがあります。毎月のケーブルテレビ料金は毎月同じ日に支払う必要がありますが、月例会議では第 3 金曜日までにタスクを済ませる必要がある場合があります。毎月散髪したいのに 2 週間遅らせた場合、そのタスクが 2 週間後に現れるのは望ましくありません。一方、繰り返しタスクにサブタスクがある場合 (食料品の買い物リストに店 2 で買いたいものが含まれていて、店 1 ですでに買ったものをその店では買いたくない場合など)、プロジェクトまたはコンテナタスクが繰り返されることもあれば、個々のサブタスクが繰り返されることもあります。OmniFocus には、期日と延期日または開始日を割り当てるシステムがあり、これによりタスクは将来のある時点まで非表示になります。繰り返しタスクはどちらに基づいても構いません。将来のタスクは、日付によってスケジュールされるか、最後に完了してから十分な時間が経過した後にスケジュールされます。
最後に、タスク管理はいつでも使えるようにしておきたいものです。Macで整理整頓し、朝食時にiPadでタスクのブレインストーミングを行い、iPhoneで一日中タスクのチェックをこなす、といったことも考えられます。OmniFocusには、これらすべてをシームレスに処理する無料の同期サービスがあります。また、データをクラウドに保存したくない場合は、プライベートサーバーを利用することもできます。他のプラットフォームをご利用になる場合は、ベータ版のWebサービスはApple以外のデスクトップとラップトップ向けですが、タッチスクリーンにはまだ対応していません。
上記の基本概念すべてにおいて、OmniFocus は Mac および iOS のタスク管理アプリの中で最高クラス、もしくは少なくとも他のアプリを評価する基準となっています。これらのアイデアの多くは、OmniFocus が適切なインターフェースを開発するまではうまく実装されていませんでした。その時点で、他のアプリは OmniFocus の不満点に対処することで差別化を図りました。ネストされた並行タスクや順次タスクを含むプロジェクトなどの概念は、それを含まないアプリよりも複雑なインターフェースを必要とします。複雑さにつまずいて機能を減らしたいのであれば、それは別のアプリを使う十分な理由になります。しかし一般的には、将来拡張できるように、現在必要な機能よりも複雑なソフトウェアを使用することをお勧めします。機能が不足していると、頭をぶつける可能性のある低い天井となり、タスク管理アプリを切り替えるのは苦痛で時間のかかる手順となります。
(OmniFocus が複雑すぎると感じる人が最もよく挙げるアプリは Things です。これは、クロスプラットフォーム パッケージで優れた機能セットを備えています。新しい生産性向上アプリを選択して切り替える作業は正しく行うのが難しく、表面的に便利なアプリが見つかるまでアプリを次々とダウンロードするというアプローチはお勧めしません。これは私の著書Take Control of Your Productivityの複数の章で取り上げられているテーマで、付随するブログには、評価方法がわかったら追加のアプリを提案する記事があります。OmniFocus、Things、Daylite は、その著書で取り上げられているため、ブログ記事には登場しません。)
OmniFocus 3 を設計する際、Omni Group は、コンテキストの使用に関する複雑さや難しさといったユーザーが抱える問題の解決に重点を置きました。
タグはコンテキストを置き換えます
OmniFocus の以前のバージョンでは、タスクは 1 つのコンテキストしか持てなかったため、適切にフィルタリングするには大変な作業が必要でした。私は仕事のタスクをいくつかのカテゴリに分けていますが（収益につながらないもっと面白い仕事に切り替える前に、収益を稼ぐことを思い出すため）、iPad しか持っていないときに Mac が必要なタスクをフィルタリングする必要もあります。OmniFocus 2 では、これには Revenue Work:Mac や Revenue Work:iPad といった入れ子のコンテキストが必要でした。しかし、どちらのデバイスでも実行できるが Android フォンでは実行できないタスクを示すために、Revenue Work:Apple も必要でした。高速インターネット接続が必要なものや、疲れているときにできるものなど、他の基準に基づいてタスクを分類できればさらに良かったでしょう。
タグを使えば、この問題はうまく解決します。タスクやプロジェクトにはタグをいくつでも付けられるからです。途方もなく複雑で繰り返しの多いコンテキスト構造を使う代わりに、タスクを作成して「NonRevenue」「Mac」「iPad」「Low Ebb」といったタグを付けることができます。より重要な仕事のカテゴリーが終わるまで、また利用可能なガジェットや現在の神経機能によっても、タグを絞り込みます。
このスクリーンショットは、この記事のためにブレインストーミングしたタスクのタグビューです（残念ながら、実際には実行する必要があります）。このビューは優先順位付けには適していますが、フィルタリングには適していません。「低迷中」のタスクと「燃え盛っている」（精神的に）タスクを並べて表示する必要はありません。これらのタスクは、どちらかの状態になったときにのみフィルタリングするからです。カスタムパースペクティブを使用すると、これらのタスクをより正確にフィルタリングできます。「これらのタグの両方が付いたタスクのみ」または「これらのタグが付いたタスクを除くすべてのタスク」を表示するビューを作成できます。
タグのネスト機能は引き続き利用可能で、便利な場合もあります。例えば、会議の議題をすぐに使えるようにタスクに人物のタグを付ける場合、そのタグを「People:Josh Centers」としてネストします。こうすることで、「People」リストを開いて、準備が必要な議題をすべて確認できます。これは、長いタグリストを整理するのにも便利です。このスクリーンショットでは、実際に使用しているタグをすべて表示しないように、タグをネストしています。
より良い遠近法レイアウト
仕事の種類によって要件は異なります。そのため、レイアウトや表示されるデータを要件に合わせて変更できるようになりました。タスクに取り組んでいるときは、ほとんどの場合、プロジェクト、フラグ、期限が並んだタグビューまたは予測ビューを表示したいのですが、将来の仕事を計画しているときはプロジェクトビューを使用し、開始日やメモも確認したいのです。
OmniFocusの環境設定で表示オプションを切り替えることは既に可能でしたが、カスタムパースペクティブを使用すると、各ビューに割り当てられたオプションセットを作成できます。パースペクティブには、iTunesのスマートプレイリストに似たタスクルールがあり、カスタムレイアウトに表示される内容を制御できます。Macではカスタマイズが以前よりも強力になり、iOSでは初めてカスタマイズが可能になりました。カスタムパースペクティブはデバイス間で同期されます（Webアプリとは同期されません）。ただし、場合によっては、使用している画面のサイズに合わせてフォーマットを調整するために、プラットフォーム固有のパースペクティブを作成する必要があるかもしれません。
カスタマイズ可能なインスペクター
OmniFocus にプロジェクトインスペクタとタスクインスペクタが追加されました。この変更により、タスクリスト内のたまにしか使わないインターフェース要素を非表示にし、必要な時だけ表示することができます。Mac では、開閉用三角ボタンをクリックすることで、インスペクタの各セクションの表示/非表示を切り替えることができます。iPad では、デフォルトで非表示にする要素と、「さらに表示」をタップした際に表示する要素を選択できます。
また、適応型コントロールとインスペクタ カテゴリのカスタム順序付けにより、インスペクタの管理が容易になります。日付をタップしたときにのみ日付ピッカーが表示され、タスクの繰り返しスケジュールを設定すると 2 番目のサイドバーがスライドインし、最もよく使用するオプションをインスペクタの上部に並べ替えることができます。
OmniFocus 3はまだ少しぼやけている
10年ほど前から存在する多くのアプリと同様に、OmniFocusも全体的に洗練されています。何千人ものユーザーからの不満や提案がこの第3バージョンに反映されており、その成果は明らかです。しかし、いくつかの問題は依然として残っており、その一部は新しいクロスプラットフォーム機能に関連しています。
最大の問題は、MacとiPadでOmniFocus 3を何ヶ月も使い続けているにもかかわらず、iOSインターフェースを未だに完全には理解できていないことです。iOS中心のユーザーであれば、この問題は発生しないと思います。しかし、私はOmniFocusの重労働のほとんどをMacで行っているため、iPadを使うと、存在は分かっていても、タップして呼び出す方法が分からない機能があります。さらにひどいのは、頻繁に使用する、利用できないタスクを表示または非表示にするボタンが2つのデバイスで異なる場所にあることです。そのため、MacとiPadの両方で、画面の見当違いな隅を覗き込んでしまうことがよくあります。
ユーザーインターフェースの問題に対する解決策の一つは、質の高いマニュアルのように書かれた優れたヘルプを読むことです。（OmniFocus 2では、アプリ内ヘルプをダウンロード可能なEPUB電子書籍として提供していましたが、Omni Groupがこれを復活させてくれることを願っています。マニュアルを隅から隅までじっくり読む人はほとんどいませんが、OmniFocusではそうするのが良いでしょう。）
OmniFocus の開発者を訪ねて、特にコーヒーショップで作業しているときに、OmniFocus ウィンドウをどのように配置しているのかを見てみたいです。次の問題は 27 インチディスプレイではそれほど問題にならないかもしれませんが、私の仕事は完全にモバイルで、ワークフローは MacBook と iPad サイズの画面を中心に構築されています。OmniFocus ウィンドウはディスプレイのほとんどを占めるため、Mission Control で全画面にして、ウィンドウが重ならないようにしています。つまり、OmniFocus に指示を出すためのスペースと、実際に作業を行うためのスペースが 1 つ必要です。その作業で OmniFocus に継続的に変更を加える必要がある場合は、2 分ごとに切り替えないように、iPad を第 2 画面として使用します。iPad 版の OmniFocus を表示するか、Duet Display を外部モニターとして使用して Mac の OmniFocus ウィンドウを表示します。飛行機、バス、ラッシュアワーのスターバックスなど、iPad を置くスペースがない場合もあります。直感的に、小さな OmniFocus ウィンドウを操作するには、もっと良い方法があるはずです。例えば、コンパクトな情報ビューを備えた追加ウィンドウをポップアップ表示するカスタムパースペクティブを作成するなどです。しかし、直感的ではないし、見つけにくいです。（これを書いていて、新しいタグを作成して、2画面を必要とするタスクをフィルタリングすることもできることに気づきました。）
最後の問題に繋がります。私はOmniFocusをバージョン1がリリースされたほぼその日から使い続けており、それ以前は精神的な前身であるOmniFocusを使っていました。このアプリを大々的に紹介した本も執筆しました。しかし、このレビューには長いメモと調査が必要でした。なぜなら、私が「あれこれできない」と言った時、OmniFocusのメソッドに当てはまる特定の12ステップの手順が存在しないという確信がまだ持てなかったからです。（そういう時は、誰かの巧みな解決策を見つけたり、少なくとも同じ問題に直面している他の人と共感したりするために、OmniFocusフォーラムをよくチェックします。）10年間ノンストップで使い続けてきたからこそ、OmniFocusの限界と限界をもっとよく理解しているべきだと感じています。
この問題は深刻だったので、OmniFocus を使わない方が良い場合について、OmniFocus ブログに記事を書きました。これは、タスク管理アプリを使ってあらゆるものを整理・保存しようとする人が、それが良いアイデアかどうかはさておき、よく耳にするからです。OmniFocus パースペクティブを作成して使うよりも、テキストエディットウィンドウを開いて簡単なリストを作る方が簡単な場合もあります。でも、もしかしたら私がまだそのような小技を使っているのは、OmniFocus で何ができて何ができないのかよく分かっていないからかもしれません。自分の生産性管理に使っている生産性ツールを最大限に活用できると期待するのは、あまりに無理があるでしょうか？私はそこまでには至っていないと思います。（実際、OmniFocus 3 の AppleScript コマンドや iOS ショートカットをまだ習得していないので、そうではないことは確かです。）
簡単に言うと、OmniFocus にはアプリ内と付属 Web サイト、そして前述のフォーラムに、充実したヘルプドキュメントが用意されています。OmniFocus は習得が急峻なので、使い始めたばかりの方は、その難易度に応じて使い分ける覚悟が必要です。(OmniFocus のドキュメントを探すと、「Learn OmniFocus」というサイトにたどり着くことがあるので注意してください。このサイトは Omni Group の Web サイトに似せてデザインされていますが、トレーニングを提供しているのは別の会社です。この会社のオーナーは Omni Group と継続的に交流しており、過去に Omni Group から彼の作品を推薦されたことがあります。しかし、私はここ何年かで何度かこのサイトにアクセスしており、これが Omni Group のサイトではないことに気づいたのは今回が初めてです。ですから、混乱を避けるためにも、このことをお伝えしておく価値があると思います。)
OmniFocus の複雑さは、Omni Group のせいだけではありません。生産性向上のためのあらゆる手法には、時間コストというオーバーヘッドがかかるからです。OmniFocus も例外ではありません。私が「メタタスク」と呼んでいるタスクがあり、これは生産性システムを管理するために実行する必要があるものです。（毎日 10 分間、ToDo リストについてブレインストーミングを行うのは、繰り返しメタタスクです。）これらの一部は、現在のプロジェクトやタスクが最新かどうかを確認するためにレビューする時間など、組織化手法に固有のものです。しかし、他のメタタスクはアプリの動作に固有のものである可能性があります。私はスターバックスで iPad をセカンドスクリーンとしてセットアップするのに 10 分かかります。もし OmniFocus を小さな画面でより効果的に使用できれば、その必要はありません。
結局のところ、何年もタスク管理を洗練させ、効率化してきたにもかかわらず、タスクリストのチェックよりもデータ操作に費やす時間が、思ったよりもはるかに長くなっています。この問題を完全に解決する方法を思いつくには、新しいアプリかOmniFocusの将来のバージョンで、全く異なるタスク管理パラダイムが登場する必要があるでしょう。
最終的な焦点
OmniFocus 2 を使い続けたいと思うような人はまず思い浮かびません。アプリが気に入っているなら、アップグレードも気に入るでしょう。過去に OmniFocus を試してみて諦めてしまった人にとっては、OmniFocus 3 の方が使いやすいと感じるかもしれません。しかし、そこにはジレンマがあります。環境設定やカスタムパースペクティブを使ってインターフェースをもっとシンプルにすることはできますが、そのままの見た目にはなっていないのです。使いやすくするためには、使い方を習得する必要があります。
OmniFocus アプリは、Mac または iOS 向けの単発購入、または全プラットフォームを対象としたサブスクリプションとしてご購入いただけます。Mac向け OmniFocus 3 Standard のスタンドアロン版は 39.99 ドル、Mac 向け OmniFocus Pro は 79.99 ドルです。iOS 向け OmniFocus Standard も 39.99 ドル、Pro 版は 59.99 ドルです。OmniFocus の以前のバージョン、または Standard 版から Pro 版へのアップグレード価格もご用意しています。Standard 版で長く満足する人は多くないと思います。カスタムパースペクティブなど、Pro 版のみの機能であり、これらは欠かせない重要な機能です。
近々リリースされる OmniFocus for Web を使用するにはサブスクリプションが必要ですが、以前にアプリを購入したことがある場合はサブスクリプションが半額になります。OmniFocus for Web は Mac および iOS アプリの簡易バージョンで、アプリが使用できない状況で並行して使用するためのものです。OmniGroup はこれを最初の iOS リリースと比較しています。試してみたい場合、いずれかの OmniFocus 3 アプリを所有している場合は、データを Omni Sync Server に同期すると、Web サイトのチェックボックスがベータ版に参加します。サブスクリプションは OmniFocus for Web がリリースされるまで利用できません (ロードマップでは 2018 年末までと予測されていますが、ベータ版は継続されます)。サブスクリプションは月額 9.99 ドルですべてのアプリの Pro バージョンが含まれます。必要なアプリを別途購入している場合は、Web サービスのみが月額 4.99 ドルで利用できます。