多くの人にとって、Google ドキュメントは単なるワードプロセッサではありません。個人やグループの知識を集約するリポジトリなのです。Google ドライブでドキュメントを検索できること、ドキュメントレベルやフォルダレベルでの共有が簡単であること、そして優れた共同作業機能と変更履歴管理機能のおかげで、その価値は十分に享受できます。会議の議事録を作成（および共有）したり、社内ハンドブックを管理したり、記事を執筆・編集したり、その他多くのテキスト関連のタスクを実行する場合でも、Google ドキュメントは非常に効果的です。
昨年10月、GoogleがGoogleドキュメントにドキュメントタブを追加したというポップアップ通知が表示された時、私は大変興味をそそられました。最初に疑問に思ったのは、これらのタブと、Googleドキュメントがドキュメントの見出しから自動的に作成するアウトライン（FLRCの理事会アジェンダの下記参照）との違いについてでした。
タブを使うと、ドキュメントのアウトラインに階層構造が追加されることがわかりました。ここ数ヶ月、Tonyaも私もGoogleドキュメントのタブが非常に便利だと感じています。
タブでドキュメントのアウトラインを拡張
おそらく驚くことではないかもしれませんが、ドキュメントタブはGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excel、Numbersなどのスプレッドシートのシートによく似ています。本質的には、ドキュメントのアウトライン内に階層構造を追加するための、半独立したセクションとして機能します。
明確な階層構造を持つ文書は、コンテンツを親子構造で整理し、異なるセクション間の関係性を容易に把握できるようにします。この階層構造は、従来、見出しスタイルによって実現されてきました。Googleドキュメント、Microsoft Word、Pages、その他の本格的なワードプロセッサに組み込まれている見出しスタイルを使用する大きなメリットの一つは、文書のアウトラインが自動的に作成されることです。アウトライン階層は、見出し1（最上位レベル）から見出し2、見出し3、そしてさらに上位レベルへと流れ、各レベルは上位レベルに従属します。
ドキュメントのアウトラインは通常サイドバーに表示され、見出しをクリックすることでドキュメント内を移動できます。アウトラインのもう一つの一般的な機能は、見出しの内容を一時的にタイトルだけに折りたたむことです。一部のワードプロセッサ（Googleドキュメントは除く）では、見出しをドラッグすることでセクション全体を並べ替えることができます。段落見出しスタイルではなく、太字などの意味のない文字書式で見出しがフォーマットされているドキュメントを受け取ると、私はイライラします。
ドキュメントのアウトラインは便利なナビゲーションを提供しますが、長いドキュメントは依然として 1 ページのテキストのスクロールであり、長いドキュメントはいずれ必然的に扱いにくくなります。信じてください、私の最後の本、 Take Control of Previewは 178 ページの Nisus Writer Pro ドキュメント 1 つで、その重さは 121 MB でした。Google Docs で本を書いたことはありませんが、79 ページ、95 ページ、144 ページの長さの 3 つのドキュメントを定期的に扱っています。少なくとも、セクション全体を別のタブに移動して、はるかに扱いやすいタブ付きドキュメントに変換する前は、それらのドキュメントはそれだけの長さでした。
タブの使用状況の詳細
タブ付きのGoogleドキュメントは、大体において期待通りに動作します。タブはサイドバーに表示され、クリックすることでタブに移動できます。しかし、基本的な機能に加え、この機能には良い点と残念な点があります。
- 管理：タブはドラッグして任意の順序に並べることができ、複数階層のネストも可能です。ただし、これまでのGoogleドキュメントと同様に、アウトラインの見出しをドラッグしてドキュメントの一部を並べ替えることはできません。縦に並んだ3点メニューには、タブ操作に関する様々なコマンドが用意されています（タブ名の変更はダブルクリックで簡単に行えます）。また、コメントを含むタブの横には吹き出しが表示されます。
- 検索と置換：デフォルトでは、検索と置換はドキュメント内のすべてのタブで機能しますが、現在のタブのみに限定することもできます。「編集」>「検索と置換」を選択すると、すべてのタブまたは現在のタブを検索するオプションを含むダイアログが表示されます。
- コメント： 検索と同様に、Googleドキュメント内のコメントは単一のタブ内、またはすべてのタブで操作できます。ドキュメント上部の「コメント」ボタンをクリックすると、コメントサイドバーが開きます。ここで「すべてのタブ」または「このタブ」を選択して、下に表示されるコメントを指定できます。
- アウトラインナビゲーション：左サイドバーのタブをクリックすると、そのタブに切り替わります。選択したタブをもう一度クリックすると、アウトラインの見出しが表示されます。複数のタブのアウトラインを一度に表示することはできません。
- スタイル： 段落スタイルの変更はタブ間で反映されません。ドキュメントに4つのタブがあり、それぞれに複数の見出し1のタイトルが含まれている場合、1つのタブで見出し1のスタイルを変更しても、他のタブの見出し1のインスタンスには反映されません。これはバグか設計上の問題かに関わらず、誤りです。ドキュメント内では、「見出し1を一致させるように更新」コマンドを使用して1つの見出し1を変更すれば、すべての見出し1に変更が反映されるはずです。それ以外の方法では、不整合が生じ、イライラさせられます。
- エクスポートと印刷：ドキュメント内で「ファイル」>「ダウンロード」オプション（DOCX、PDF、HTML、EPUBなど） を選択すると 、現在のタブの内容のみが取得されます。ただし、縦に並んだ3点メニューをクリックして「ダウンロード」を選択すると、ドキュメント全体のDOCXファイルが取得されます。タブはウェブサイトや電子書籍内のページとよく対応しているため、Googleは少なくともHTMLとEPUBのエクスポートオプションをドキュメント全体に拡張する必要があります。印刷についても同様です。ドキュメント内で 「ファイル」>「印刷」を選択すると 、現在のタブのみが取得されます。ただし、Googleドライブでは「 アプリケーションから開く」>「プレビュー」を選択すると 、すべてのタブのPDFが作成されます。（タブ付きドキュメントのエクスポートや印刷はこれまで必要ありませんでしたが、ほとんどのユーザーも同様の経験をすると思います。）
- 共有： エクスポートと印刷はタブ単位で行われますが、Googleドキュメントの共有機能はドキュメントレベルの機能です。ドキュメントを共有した相手は誰でもすべてのタブを閲覧できることに注意してください。特定のタブセットへのアクセスを制限する方法はなく、もし制限できれば便利な機能ではありますが（Googleスプレッドシートはシートレベルの権限を提供しています）、複雑すぎて追加する価値がないかもしれません。
タブを使用する場合
Googleドキュメントのすべてのドキュメントがタブの恩恵を受けられるわけではありません。しかし、Tonyaと私は、特に以下の3種類のドキュメントでタブを多用しています。
- 長い参考資料： 上のスクリーンショットに見られるように、私はトラックレースとロードレースに関する情報をレースハンドブックにまとめています。準備手順、タイムライン、アナウンス、来年に向けたメモなど、様々な情報が含まれています。これらの資料は、数年前に非公式なメモとして自然発生的に作成し始めました。時が経つにつれて見出しを追加し、ナビゲーションにはドキュメントのアウトラインを利用することが多くなりました。しかし、資料が大きくなるにつれて、ドキュメントのアウトラインさえも扱いにくくなり、重要な詳細を見落とすことがありました。そこで、これらの資料をタブに分割することで、管理が大幅に容易になりました。
- 会議またはプロジェクトのメモ: メモを取るためのシステムは数多く存在しますが、現実には、やる気のある個人にとってもそのシステムを導入するのは困難であり、共有アクセスが必要なワークグループにそれを強制することはほぼ不可能です。技術に精通している人でも、新しいシステムの使用を求められると躊躇することがよくあります。Tonya が言うように、彼女が同僚 (デジタル スキルには大きなばらつきがあります) にすべてを OneNote、Notion、Confluence などの共同作業プラットフォームに保存するように頼んだとしたら、反発が起こるでしょう。対照的に、Google ドキュメントは広く使用されており、導入の障壁が低いため、タブ付きの共有ドキュメントにメモを保存するのがうまく機能します。オタクは、最小公分母の力を過小評価しがちです。Tonya はまた、彼女の会議メモ ドキュメントには、会議中にグループが再確認する必要がある詳細用のタブが頻繁に含まれていることに気づきました。
- 進行中のドキュメントの参考資料： ライターは作業中に参考資料にアクセスする必要があることがよくあります。個人でこの問題に対処する方法は数多くありますが、複数の著者や編集者と共同作業を行う場合は、ドキュメント内で参考資料を整理しておくことで、共同作業がよりスムーズになります。従来は参考資料をドキュメントの下部に貼り付けていましたが、タブに組み込むことでより整理され、誤って公開してしまうリスクを最小限に抑えることができます。
すべてのGoogleドキュメントにタブが必要なわけではありませんし、タブを使うことを強制されることもありませんが、長いドキュメントや共同プロジェクトではタブが役立ちます。ドキュメント内の移動が面倒な場合、技術レベルが多様なワークグループで最低限必要なシステムが必要な場合、あるいは作成中のドキュメントに参考資料をリンクさせたい場合などに、タブの使用を検討してください。