時間の追跡と計画は、生産性を高めようとするほとんどの人にとって悩みの種です。時間の追跡は面倒で、常に細かい点に注意を払う必要があります。最後の 30 分間をそのドキュメントの作成に費やしたのか、それとも 5 分間だけメールをチェックしたのかなどです。同様に厄介なことに、事前に時間を計画することは拘束具のように感じられることがあります。しかし、どちらも行わずに成功する人はほとんどいません。ToDo リストを終わらせられない人もいれば、ToDo リストはクリアしても長期的な目標を無視する人もいます。また、クライアントに時間単位で請求する人は、仕事はきちんとこなしているものの、記録が不十分なために銀行口座にお金がないという場合があります。そして現時点では、私たちの中には、行けないオフィスで優れた時間追跡方法を使っていて、ノートパソコンや自宅の Mac で同様のことをする必要がある人もいるかもしれません。
私はトラッキングとプランニングの両方に課題を抱えており、著書『 Take Control of Your Productivity 』でもその問題を認めています。良いアドバイスをしても、なかなか実行できないこともあります。しかし、新しいテクニックを定期的に試すというアドバイスは守っています。ダニエル・アルム氏のMac用優秀アプリ「Timing」を使い始めてからは、両方の側面へのアプローチ方法を大きく変えようとしています。
アプリの機能について簡単に説明しますが、AlmにはDavid Sparks氏による入門ビデオやビデオトレーニングコースなど、優れたドキュメントが用意されているので、Timingを使って様々な生産性向上テクニックを実践する方法について簡単に説明します。Timingの使い方を実際に体験したい場合は、14日間の無料トライアルをご利用いただけます。また、Setappのサブスクリプションメンバーには、すべての機能が備わったエキスパート版（私がレビューしているバージョン）も提供されています。
スピードとタイミングの魔法使い
タイミング機能は簡単に説明できます。Macのどのウィンドウが最前面に表示されていて、そこで何か作業を行っているかを監視し、別のウィンドウに切り替えたり、Macの使用を一時停止したりすると、それを検知します。作業を開始する前に、作業内容をタスクやプロジェクトに割り当てることもできますが、必ずしもそうする必要はありません。アプリが十分な詳細情報を提供し、後からすべてのグループ分けをアクションに割り当てることができるからです。さらに、設定したルールに従って自動的に割り当てることも可能です。
例えば、私は現在、今日TidBITSの執筆に費やした2つ目の15分間の時間をトラッキングしていますが、1時間後に予定されている電話会議では、事前にプロジェクトを設定する必要はありません。そのイベントはカレンダーに登録されており、トラッキング時間とは異なる方法でTimingに追加されます。
Timingアプリのメイン画面は4つのセクションに分かれており、タブで区切られていますが、実際には6つの主要コンポーネントで構成されています。Timingを起動すると、まず概要画面が表示され、様々な便利な形式でデータがヘッドアップディスプレイのダッシュボードに表示されます。表示するデータの範囲を選択し、必要に応じてデータをスクロールできます。
レビュー画面では、追跡データがタイムラインと様々なグループに分かれて表示されます。下のスクリーンショットに示すように、タイムライン上のアイコンは、特定の時間に使用していたアプリケーションを示しています。マウスポインターをそのブロック上で動かすと、ポップアップウィンドウに、ポイントした時点のウィンドウ名が表示されます。これは、多くのウィンドウを開いてそれらを頻繁に切り替えていた時間帯をレビューする際に非常に便利です。特に、複数のウィンドウが異なるタスクに関連している場合に便利です。また、レビュー対象期間内にカレンダーの予定がある場合、タイムラインに追加の行が表示されるのも便利です。（この機能はソフトウェアのエキスパート版にのみ含まれているため、図では省略されています。）
タイムラインの次のプロジェクト ラインとタスク ラインでは、色付きのバーが表示され、タスクまたはプロジェクトにすでに時間ブロックが割り当てられていることを示します。左側のサイドバーでわかるように、各プロジェクトには独自の色が割り当てられており、賢明な選択を行うことで、1 日の大半を費やした作業を簡単に確認できます。タスク タイムラインに + 記号の付いた灰色のバーが表示されている場合、それはアプリの使用状況またはカレンダーの予定に基づいて Timing が提案している時間ブロックです。+ をクリックすると、そのブロックに新しいタスクが割り当てられます。スクリーンショットでは、ユーザーは Office プロジェクトでプレゼンテーションを作成するタスクをブロックに割り当てています。時間の提案が正しくない場合は、開始時刻または終了時刻を編集することが、より正確な時間を割り当てる最も正確な方法です。残りの時間は、タイムラインに (小さい) 灰色のバーとして表示されます。
この画面の他の部分は、他の方法でタスクを設定するためのものです。Keynoteの使用時間がすべて特定のタスクに費やされていたことが分かっている場合は、そのアプリをクリックすると、そのアプリのすべての時間が一度に選択されます。ドキュメント、ウェブサイト（スクリーンショットでは「新規タスク」ポップアップの下に隠れています）、またはTimingがレビュー期間中に確認した様々なウィンドウ名に基づいて自動的に生成するキーワードリストについても、同様の操作が可能です。
他のアプリで作業中に、今どのタスクに取り組んでいるかをメモしたい場合があります。そのためにTimingに切り替えるのは気が散ってしまいます。Timingにはメニューバーアプリが用意されているので、便利です。
メニュー バー アプリには、特定のタスクにかかった時間、またはその日に追跡された合計時間（タスクが記録されている時間とタスクが記録されていない時間の両方）が表示されます。タスクが追跡されている場合、タイミング アイコンはプロジェクトの色に合わせて変わります (ただし、色は見分けにくい場合があります)。大きなモニターで作業している場合は、メニュー バーにタスク名を表示することもできますが、ラップトップ スクリーンには収まりません。メニュー バー アプリから新しいタスクを開始すると、タスクとプロジェクトを設定するように求めるダイアログが表示され、過去のタスクからの候補がインテリジェントに自動入力されるため、同じ作業を追跡するためにタスク名を簡単に再利用できます。最新の 5 つのタスクは、メニューの [クイック スタート] セクションにも表示されます。
メニューバーは、自分が「意識的な作業」と呼んでいる、達成しようとしているタスクを追跡するために最も頻繁に利用しています。気が散りやすい人間なので、自分が何をしようと決めたかを視覚的に思い出させてくれるのは助かります。メールの返信やデスクトップ上のファイルの確認といった「無意識的な」タスク（私にとっては日常的な作業ですが、目標達成の妨げになるので）は、たいてい事後的に割り当ててしまいます。
メインのタイミングアプリに戻ると、詳細画面にプロジェクトとタスクの集計データが表示されます。レビュー画面と同様に、タイムライン上の未割り当ての時間をここで割り当てることができます。
最後に、「レポート」タブには同様のデータが表示されますが、他のユーザーと簡単に共有したり、他のアプリに移動したりできる形式で表示されます。ここでは、同僚やクライアントに時間を示すためのPDFまたはHTMLページを作成したり、データをスプレッドシートにエクスポートしてさらに操作したりできます。
Macから離れている時間を追跡する
残念ながら、ほとんどの人はMacから離れて時間を過ごす必要があると感じています。そこでは、請求可能な仕事と気が散る作業の両方が発生する可能性があります。お気に入りの先延ばしがコンピュータから離れた場所で行われる場合、コンピュータの使用時間を追跡するだけでは生産性が向上する可能性は低いでしょう。また、MacにはHAL 9000のように部屋の反対側から何をしているのかを把握する機能はまだありません（おそらくそれが良いのでしょう）。複数のMacを使用している場合は、Timingというサービスが複数のMacのアクティビティを単一のタイムラインに同期します。
Macから離れる時間のために、ダニエル・アルムはTimingの6番目のコンポーネントを追加しました。シンプルなWebインターフェースで、新しいタスクを開始して時間を記録したり、手動で時間を入力したりできます。Webインターフェースは、Timingのメニューバーにある機能の数に遠く及びません。ましてやアプリ自体の機能数には遠く及びません。Webアプリだけを使うためにTimingのMacアプリを購入する必要はないでしょう。しかし、iPhone、iPad、あるいは他の人のコンピュータを使って、追跡情報を最新の状態に保つには、いざという時に役立ちます。
時間を管理するもう一つの方法は、誰もが既に持っているアプリ、カレンダーを使うことです。Macを使っていない時は、自分で設定したTime Trackingカレンダーに時間を入力します。入力した内容はTimingにイベントとして自動的に表示され、確認時にグレーのバーに対応するタスクの候補が表示されます。イベントのタイトルを見れば、その時間がどのプロジェクトに使われていたかが分かります。クリックしてプロジェクトに割り当てれば、その日の不足時間をすぐに埋めることができます。
このシナリオの問題点は明らかで、Almのせいではありません。Mac以外で行うタスクの多くはiPhoneやiPadで行われるので、その時間を追跡する専用のiOSアプリを用意しないのはなぜでしょうか？Appleに問い合わせるしかありません。なぜなら、どのアプリを使用しているかを確認できるのはAppleのアプリだけであり、Appleが提供してくれるデータはスクリーンタイムで入手できるものだけだからです。FacebookやAngry Birdsの使用を減らそうとしている人にとっては十分かもしれませんが、iOSデバイスで最近行った仕事のタスクを再現するには全く不十分です。
Androidスマートフォンにはそのようなアプリがあるので、私のガジェットの半分はきちんと時間を管理できているのですが、iPhoneとiPadはほぼブラックボックス状態なので、非常にイライラしています。（私が見つけた一番良い回避策は、10分か15分のタイマーを設定し、タイマーが鳴るたびにスクリーンショットを撮ることです。それを素早く確認すれば、タイムスタンプ付きのリマインダーからその日の出来事を再現できるかもしれません。）
Timingには、生産性向上のヒントを紹介するためにここでは割愛した機能が他にもたくさんあります。より詳しい説明については、ドキュメントをご覧ください。紹介ビデオでは、わずか13分で機能を概説しています。
追跡するものを決める
タスクの「概要」タブでは、タスクとアプリの使用状況の集計統計が表示されますが、この表示で何に注目するかはあなた次第です。ウィンドウ内のすべての表示は、上部に表示される日付範囲によって影響を受けます。「今日」または他の日付範囲が表示されている場所をクリックすると、さまざまな範囲を選択したり、カスタム範囲を設定したりできます。
右上の棒グラフは時間をまとめて表示してくれるので、仕事（または遊び）の種類ごとにプロジェクトを割り当てれば、どこに時間を費やしたかをすぐに把握できます。円グラフは、各アプリとプロジェクトが全体の追跡時間の割合としてどれだけ占めているかを示します。これは場合によっては役立ちますが、そうでない場合もあります。私はワープロソフトにどれくらいの時間を費やしているかを知りたいのですが、SafariのウェッジにはGoogleドキュメントでの作業とFacebookでの時間が両方表示されています。
よく利用するサイトをサイト専用ブラウザ（特定のウェブサイト専用のスタンドアロンアプリ）でアクセスすれば、ウェブ時間をより正確に追跡できます。Fluid 2などのユーティリティアプリを使えば、サイト専用ブラウザを作成できます。私は「Facebook SSB」というFluidアプリを使っているので、Facebookを見るのにSafariを使うことはありません。このアプリにFacebookアイコンを設定すると、DockとCommand-TabブラウザでFacebookとして表示されるからです。Timingではfacebook.comのURLを自動的に認識して時間を区切ってくれるので、これは必須ではありません。しかし、Timingの内外にメリットがたくさんあるので、手間をかける価値は十分にあります。
しかし、最も柔軟性が高いのは左上です。なぜなら、そこに全体的な生産性スコアが表示されるからです。このスコアは、各プロジェクトに設定した生産性スライダーに基づいて計算されます。
たとえば、私のようなコンサルタントの場合、請求可能な時間は明らかに 100% 生産的ですが、メールに返信しているときは、時間の約半分があまり役に立たなかったり面白くないメッセージへの対応に費やされていると判断し、その時間を 50% しか生産的ではないと評価するかもしれません。メールに 2 時間、請求に 6 時間費やした場合 (ああ、いい日ですね!)、その日の生産性スコアは (50% × 2 ÷ 8) + (100% × 6 ÷ 8)、つまり 87.5% となり、アプリではこれを 88% に切り上げます。必要に応じて、積み上げ棒グラフよりも全体のスコアに注目することもできます。タイミングはこれに合わせて調整されており、上記のスクリーンショットに示すように、その日の現在のスコアはメニューバーに表示できます。
Timing を使い始めた当初、私が最初に考えたのは、OmniFocus にあるプロジェクトをそのまま再現することだった（“OmniFocus 3：タスク管理の新機能と青い点”、2019 年 1 月 17 日参照）。というのも、Timing の Web サイトには、そのデータを Timing にダンプするための AppleScript が用意されているからだ。しかし、これは手間がかかりすぎて、やる価値がなかった。追跡すべき OmniFocus プロジェクトが多すぎるのだ。そこで、レポートで必要な粒度だけを追跡するプロジェクトを使うことにした。つまり、クライアント 1 人につき 1 つのプロジェクトとし、請求書の小計が必要なクライアントにのみ、より詳細なリストを提供するようにした。その他の時間を追跡するには、割り当てられた生産性に基づいて異なるプロジェクトを使用している。数時間、本当に丁寧に掃除をすれば「Home 100」プロジェクトとなり、生産性は 100% になるが、映画を見ながら洗濯をすれば「Home 25」になる。
ご覧の通り、私はTimingを使って余暇時間と仕事時間を記録しています。皆さんもTimingを使って同じように記録するかどうか、特に自営業の方や在宅勤務の方（通常または一時的に在宅勤務の方、世界のほとんどの人と同じように）はぜひ検討してみてください。生産性スコアは記録時間の割合に基づいて算出され、記録されていない時間は無視されます。つまり、15分間しっかり仕事をして残りは休むことで、100%の生産性という完璧なスコアを出すことができます。「合計記録時間」や棒グラフでは小さな数字で表示されますが、メニューバーでは見栄えが抜群です。
個人的には、それ以上の情報が必要です。さらに、時間の使い方にももっと注意を払う必要があります。Timingのようなアプリを使う主なメリットの一つは、自分が何をしているかを定期的に記録することを強制されることです。そうすることで、少なくとも自分自身に対して、責任感を持つようになります。私のように、起きている時間（そして寝ている時間）を全て記録する必要はないかもしれませんが、より良い習慣を身につけたいのであれば、悪い習慣が現れた時間を記録することが不可欠です。
健全な目標と追跡方法の設定
Timingの生産性測定の使い方は、何を追跡するか、そしてどのような目標を測ろうとしているかによって異なります。勤務時間だけを追跡しているのであれば、90%の生産性を目指すかもしれません。しかし、そうすると会議やメールに使える時間は週に4時間しか残らず、ほとんどの人はこれを100%生産的だとは考えていないので、おそらく非現実的でしょう。Timingをほぼ全ての時間を追跡するために使っているのであれば、高い生産性評価を達成することを自分に求めるのはあまりにも無謀です。ラドヤード・キプリングは、その容赦のない1分を無駄にしたくないと思っていたかもしれませんが、普通の人は、家族や友人と夕食を共にする1時間に、測定可能な成果物があるべきではないと考えます。
私が実践しているアプローチは、かなりうまくいっていますが、最も無駄にしてしまう時間を記録することです。たいていの朝は、何か有益なことをするまでに数時間かかってしまうので、それを短縮しようとしています。朝型人間になることはまずありませんが、脳の回転速度が遅い時に完了できる、50%生産性の高い活動を特定し、0%の活動をそれらに置き換えるようにしています。つまり、朝食の時間を記録する必要があるということです。
これはまた、生産性の測定には人間的な目標を設定する必要があることも意味します。追跡した時間のうち 50% の取り組みに少しでも費やした場合、数学的に不可能であるため、100% の生産性という目標を設定することはできません。そのため、Timing を使い始めて最初の数週間は、既存のスコアを記録し、プロジェクトの生産性評価を、時間を費やしたときにどう感じたかを反映するようにできる限り修正することをお勧めします。その基準を確立したら、「目標は 4 週間で 5% 向上させることです」と言えるようになります。「25% 向上」と言うのは意味がありません。本当に 1 か月で完璧に 4 分の 1 に近づくことを期待しているのでしょうか。長年培ってきた習慣と戦っているのです。ゆっくりと着実に進むことが勝利への道です。
スコアが高すぎる場合も注意しています。週の終わりに90%以上で終わる場合は、労働時間が長すぎて、持続不可能なペースで働いていることになります。体が勝手にやってくれるのを待つよりも、意図的にペースを落とした方が良いでしょう。
人生のタイミングを掴む
長年、Macと様々なガジェットで数多くの時間管理アプリを使ってきましたが（そして捨ててきました）、Timingは群を抜いて優れています。収集するデータ、そしてさらに重要なのは、手動で追跡する必要がないことです。そのため、Timingはこれまで試した中で最も軽量な時間管理アプリです。たとえ仕事が忙しくて定期的な振り返りを怠っている時でも、1日の出来事を振り返るのに十分な詳細が記録できないことはめったにありません。
しかし、これは行動を変えるための努力の代わりにはなりません。タイミングがあなたを見守っていると分かれば、1日の終わりに良い結果を得るためにもう少し集中できるようになり、ある程度の効果が得られるでしょう。しかし、そのデータは実際に活用して初めて役立ちます。あなたが今行っている非生産的な行動には、理由があります。アプリは、あなたがそれらの行動にどれくらいの頻度で頼っているかを教えてくれるだけで、なぜそうするのか、どうすればやめられるのかを教えてくれるわけではありません。
どんな習慣を変えたいとしても、より注意深く、スムーズに追跡し、ポジティブなフィードバックループを築くことが成功への近道です。タイミング（優れたカレンダーアプリと併用）は完璧ではありませんが、この目的のために私がこれまで使った中で間違いなく最高のソフトウェアです。
Timingは、ウェブサイトから直接、またはSetapp経由で入手できます。アプリ自体は無料ですが、Setapp版以外のバージョンは月額サブスクリプションが必要です。サブスクリプションは3つのレベルに分かれており、Productivityは月額3.50ドル（年払い）、Professionalは月額5.50ドル、Expertは月額8ドルです。Productivityレベルは2台のMacに制限されており、手動での時間管理はできず、Webアプリへのアクセスもできません。Professionalレベルではこれらが追加され、同時に最大3台のMacでサポートされます。Expertにはカレンダー統合、AppleScript、Web API、Zapier統合が含まれており、サードパーティ製アプリとの連携、完全にカスタマイズ可能なレポート、インターネットイベントに基づくスクリプト作成が可能です。SetappのサブスクリプションメンバーはExpertバージョンを入手できます。
最後に、この推薦がTimingの開発者であるDaniel Alm氏にとって良い結果をもたらすことを願っています。彼のソフトウェアは高品質ですが、ドキュメントは驚くほど優れており（このレビューを書いている間にもさらに改善されました）、レビュアー向けのプレスキットさえも平均をはるかに上回っています。彼がどのようにしてこのソフトウェアを開発し、サポートメールにこれほど迅速に返信できるのか、私には理解できません。新しいアプリに対する私の信頼は、通常、プログラミングの質と、その会社の経営に対する感覚の組み合わせによって決まりますが、Alm氏はその両方を完璧にこなしています。