私はたくさんのイベントを企画しています。ポッドキャストのパネリストを6人選ぼうとすると、メールはすぐに扱いにくくなります。そこで頼りになるのがDoodleです。Doodleは、参加者の都合をアンケートで調べ、できるだけ多くの参加者にとって都合の良い時間を見つけられるウェブサービスです。
イベント主催者にとって、Doodleのアンケートを開始するには、Webインターフェースを開いて「イベントをスケジュール」をクリックするだけです。Doodleアカウントは無料で作成できますが、イベントをスケジュールしたり、他の人のイベントに自分の都合を登録したりするためにアカウントを作成する必要はありません。アカウントは、Doodleを頻繁に使用する場合に便利です。管理者と参加者の両方として、開いているすべてのアンケートを追跡できます。
イベントを作成する際は、名前を入力するだけで、説明と場所は任意です。月間カレンダーから日付を選択したり、詳細な週間カレンダービューからより具体的な時間を選択したりできます。イベントを特定の日付に固定したくない場合は、フリーテキストオプションも利用できます（例：「隔週月曜日」）。
今日の遠隔地にある仮想社会において、Doodleがタイムゾーンに対応しているのは特に便利です。これにより、提供する時間を特定のタイムゾーンに関連付けることができます。これにより、国内または世界中の参加者を集めるのがはるかに簡単になります。また、このサービスでは、必要なだけ時間枠を追加できるオプションが用意されているだけでなく、時間枠のリストを別の日にコピーできるため、すべての情報を何度も入力する必要がありません。
デフォルトでは、招待された人は特定の時間に都合が良いかどうかをマークできます。詳細オプションとして、「必要に応じて」オプションを選択できるようにすることもできます。また、参加者が選択できる時間帯を1つだけに制限し、一定数の人が都合の良い時間帯を入力したらアンケートを終了することもできます。後者の場合、一定の人数が共通の時間を選択した時点でアンケートを終了するように指定できると、より便利になる場合があります。最後に、「非表示」アンケートを作成することもできます。このアンケートの結果は管理者のみに表示され、他の参加者には表示されません。
Doodleは業務の大部分をメールで行っており、投票に招待した人にメッセージを送信します（または、参加を希望する人にリンクを手動で送信することもできます）。これは、メールが電子コミュニケーションの最低基準であることを考えると、大きなメリットです。参加者がDoodleに登録しなくても自分の都合を登録できる点も素晴らしいです。これにより、実際に投票に回答する際の障壁が取り除かれます。
DoodleのWebインターフェースは、最高に魅力的とまではいかないまでも、かなり優れています。管理者として特に気に入っているのは、回答が少ない時間帯を効率的に折りたたんで、最も多くの人が共通する時間帯を強調表示する機能です。時間帯は緑、黄、赤に色分けされているので、誰がいつ参加できるか一目で分かります。参加者は、リンクをクリックして空き状況を記入するだけで簡単に入力できます。以前、出席管理にGoogleスプレッドシートを使ったことがあり、うまく機能していましたが、Doodleと
同等の機能と洗練度を得るには、はるかに多くの設定が必要です。
Doodleには無料のiOSアプリもありますが、最近デザインがリニューアルされたとはいえ、いくつか気になる点があります。まず、iPadネイティブ版がなく、iPhone専用です。
第二に、このアプリのインターフェースは時々使いにくいと思います。例えば、私が作成したアンケートを読み込むと、長いスクロールリストが表示されましたが、私が記入していないかのように動作しました。アンケートの作成者として、私は自分に都合の良い時間だけを入力したので、実際には記入していませんでした。また、特定の時間に出席できると答えた人の数も表示されましたが、その数字をタップすればその時間に誰が空いているのかがすぐにはわかりませんでした。同じ行の他の場所では、私の空いている時間がマークされていました。これら 2 つのタップ領域の間には、まったく境界線がありません。また、さまざまな時間に誰が空いているかを一目で把握して比較することも困難です
。アプリの功績として、少なくともどの時間に最も多くの人が共通して参加しているかは特定できます。
しかし、私が最も不満に思っているのは、Doodleの最も賢明な施策の一つでもある。Doodleの大部分が無料で利用できるため、会社がどうやってサービスを維持するための十分な収益を得ているのか疑問に思うのも無理はない。広告は表示されるものの、Doodleはプレミアム機能も提供しており、その中にはかなりニッチなものもある。例えば、アンケートのセキュリティが心配な人向けのSSL暗号化、追加情報（住所など）のリクエストオプション、自動リマインダーなどだ。
しかし、プレミアム機能の中で最も魅力的なのは、少なくとも私にとっては、Google、Outlook、iCloudなどの既存のカレンダーとの連携です。これは特にモバイルアプリでは大きなメリットです。モバイルアプリでアンケートを開くと、Doodleアプリとカレンダーを何度も切り替えて、記載されている時間に自分が対応可能かどうかを確認する必要があるからです。この連携には年間39ドルかかります。企業向けのカスタマイズオプションは年間69ドルからで、プレミアムユーザー数に応じて価格が上昇します。
iPhoneアプリには不満もありますが、全体的に見て、Doodleは非常に役立つスケジュール管理ツールだと思います。以前はメールリストの作成、返信のやり取り、そして頭を悩ませるといった面倒な作業を、Doodleのおかげでほぼシームレスにこなせるようになりました。学習曲線も非常に緩やかなので、設定に時間をかける価値は十分にあります。もしプレミアムレベルのカレンダー連携にお金をかけられるなら、そうすることでDoodleはさらに使いやすくなります。